詢證函是什么意思

詢證函是第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)人員為確認(rèn)被審計(jì)單位會(huì)計(jì)記錄所記載的業(yè)務(wù)內(nèi)容向第三方發(fā)函詢證的一種方法，也是企業(yè)在財(cái)產(chǎn)清查中為了核實(shí)往來(lái)款項(xiàng)的真實(shí)性而寄送往來(lái)單位的一種核對(duì)函件。

詢證函的函證方式是會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)上市公司的審計(jì)中常用的一種審計(jì)方法，審計(jì)機(jī)構(gòu)以期通過(guò)第三方的函證來(lái)確認(rèn)被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)處理是否真實(shí)、準(zhǔn)確，記錄的業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否是客觀存在的。

企業(yè)收到的詢證函主要有三種，即被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)師事務(wù)所發(fā)來(lái)的詢證函，上下游供應(yīng)鏈客戶發(fā)來(lái)的核對(duì)往來(lái)款項(xiàng)的詢證函，以及銀行對(duì)企業(yè)各銀行賬戶結(jié)算業(yè)務(wù)發(fā)生額和余額的函證(對(duì)賬單)。

企業(yè)收到詢證函的處理方式(主要是被審計(jì)單位會(huì)計(jì)師事務(wù)所的函證)：

1、確認(rèn)會(huì)計(jì)師事務(wù)所被審計(jì)單位是否為企業(yè)合作的客戶，發(fā)出詢證函的會(huì)計(jì)師事務(wù)所是否加蓋公章。不要小看這一點(diǎn)，有的企業(yè)不看被函證的企業(yè)名稱，直接確認(rèn)或填上相關(guān)的數(shù)據(jù)，結(jié)果出現(xiàn)了張冠李戴，給彼此帶來(lái)了麻煩。

2、核對(duì)后再確認(rèn)詢證函上的發(fā)生額和余額。一般情況下，詢證函的函證是有期限和截止日期的，發(fā)生額是雙方業(yè)務(wù)在一段時(shí)期內(nèi)的數(shù)額，而余額為某一時(shí)點(diǎn)雙方業(yè)務(wù)的數(shù)額。比如，2019年1月至12月的發(fā)生額為135.6萬(wàn)元，2020年3月31日余額為16.3萬(wàn)元。

3、核對(duì)后如果與詢證函上的發(fā)生額和余額不一致時(shí)，應(yīng)在詢證函上填上我方企業(yè)的發(fā)生額和余額。雙方存在的差額，待日后雙方進(jìn)行核對(duì)。

4、企業(yè)應(yīng)根據(jù)對(duì)詢證函審核確認(rèn)的實(shí)際情況，分別在"數(shù)據(jù)證明無(wú)誤"、"數(shù)據(jù)不符及需加說(shuō)明事項(xiàng)"簽署單位公章，并由經(jīng)辦人員簽名或蓋章。

5、最后，企業(yè)按照發(fā)函方提供的地址和通訊方式，將該函證寄給會(huì)計(jì)師事務(wù)所的具體審計(jì)人員。

有的企業(yè)收到函證后，不愿意配合發(fā)函方對(duì)雙方業(yè)務(wù)發(fā)生額和余額進(jìn)行審核確認(rèn)，擔(dān)心對(duì)方通過(guò)這種方式進(jìn)行對(duì)賬，以此來(lái)通過(guò)法律等相應(yīng)手段來(lái)索要貨款。在此說(shuō)明的是，會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)知悉的企業(yè)商業(yè)秘密，有保密的義務(wù)。那么如果是會(huì)計(jì)師事務(wù)所發(fā)出的詢證函，企業(yè)應(yīng)該做好配合。

當(dāng)然，不排除有的被審計(jì)單位，與被函證的一方共同做虛假函證，實(shí)現(xiàn)做假賬的目的，這種配合做假賬還是有一定風(fēng)險(xiǎn)的。

總之，企業(yè)收到合作方會(huì)計(jì)師事務(wù)所發(fā)出的詢證函，需要認(rèn)真復(fù)核詢證函上所列示的內(nèi)容，尤其的雙方業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的發(fā)生額和余額，確認(rèn)清楚后，再進(jìn)行簽章確認(rèn)。

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